Gestão de eventos corporativos: tudo o que você precisa saber!

Os eventos corporativos estão cada vez mais presentes no ambiente de trabalho, seja para os colaboradores, clientes e os parceiros comerciais. Afinal, esses projetos exigem um cuidado específico para atingir os resultados esperados.

Pois um evento corporativo é algo bem complexo, precisa ser muito bem pensado, desde a sua idealização até o fim de todas atividades, sem contar que esse é um trabalho que conta com o apoio de diversos profissionais que são divididos em equipes.

Tudo deve ser pensado, desde a alimentação como a distribuição de um kit lanche corporativo até o preparo dos detalhes com a decoração.

Sendo assim, para ter mais sucesso e conseguir organizar todos os fluxos de trabalho, além de gerenciar o uso de recursos, é importante que a gestão de eventos seja aplicada. Essa política deve ser capaz de:

• Otimizar o fluxo de trabalho;
• Apoiando-se em bons dados;
• Metodologias modernas;
• Soluções tecnológicas inovadoras.

Dessa forma, desde o momento que a empresa pensar no evento corporativo, até os convidados saírem do espaço, tudo será executado da melhor forma evitando os erros e mantendo uma boa performance.

Tipos de eventos corporativos

Antes de mais nada, é importante que saiba quais são os tipos de eventos corporativos que uma empresa desenvolve. Saiba que todos eles podem ser aplicados em diversos segmentos, sejam de treinamento Nr10 ou de capacitação, que são:

• Congressos;
• Convenções;
• Seminários;
• Workshops;
• Oficinas;
• Roadshows (eventos on the road);
• Simpósios;
• Mesa-redonda;
• Feiras;
• Treinamentos e cursos.

Sua empresa pode fazer um ou mais desses eventos, depende da necessidade e dos objetivos pelo qual pretende, por mais diferente que eles sejam, todos exigem o mesmo nível de excelência.

O que determina o sucesso dos eventos corporativos

Independente se será um evento corporativo de técnicas de investigação de áreas contaminadas solo ou o lançamento de algum produto, saiba que existem alguns procedimentos e ações que são importantes a serem tomadas.

É importante que seja desenvolvido um planejamento bem elaborado. Para isso, será preciso saber quem é o seu público e quais os objetivos estratégicos, por isso é importante que cada etapa seja descrita.

Um exemplo é a locação de projetor, os fornecedores de alimentos e tudo mais que for preciso, é importante que tudo esteja organizado em ordem cronológica para que sejam atribuídas às pessoas responsáveis. Além disso, é preciso definir:

• Orçamento;
• Estratégia de divulgação;
• Plano B; 
• Entre outros planos. 

Tudo isso é fundamental para que mantenha o controle e evite imprevistos. Isso porque, qualquer atividade que fuja da rotina pode estar sujeita a erros, por isso é fundamental manter o controle sobre as tarefas.

Isso reforça a necessidade de capacitar as equipes de organização. Sendo assim, quanto mais informados, mais preparados eles vão estar. Com isso, é possível os resultados e evitar qualquer tipo de erro.

Outro fato que garante o sucesso dos eventos é a escolha dos especialistas. Por isso, é fundamental que seja criterioso e escolha bons profissionais, isso trará mais credibilidade para a sua empresa.

Graças a pandemia de covid-19, muitos eventoscorporativos aconteceram de forma online, apesar da pandemia ter passado e a vida das pessoas terem voltado ao normal, essa modalidade tem sido muito usada.

Além disso, eles podem ser híbridos, promovendo mais entretenimento e uma melhor experiência na participação de todos os envolvidos. Para saber como escolher o melhor formato, é importante saber sobre:

• Persona;
• Programação;
• Infraestrutura do local; 
• Entre outros pontos. 

Decidido esses três pontos, fica mais fácil escolher qual será o evento corporativo para a sua empresa e com isso, garantir mais sucesso.

Como organizar um evento? 

Agora que você já sabe tudo sobre organizações de eventos, vamos te mostrar como aplicar na sua empresa. Isso vai te ajudar a se organizar desde o momento da ideia do evento, até a procura por venda e locação de nobreak.

Saiba que a tarefa de organizar um evento requer muita motivação, organização e atenção aos detalhes. Para te ajudar nessa missão, criamos esse guia. Então, veja o passo a passo para te ajudar.

Estabeleça o objetivo do evento

O começo de tudo é o planejamento e a organização. Isso define qual será o objetivo do evento corporativo. 

Para isso, será preciso colocar no papel tudo que irá precisar, desde a prestação de serviços em ensaio elétricos, até como serão os convites. Os objetivos do evento geralmente são:

• Lançar um produto no mercado;
• Promover a confraternização em datas comemorativa;
• Se aproximar dos clientes;
• Reforçar a imagem da marca;
• Comprometer-se com a comunidade;
• Se comprometer com as causas sociais.

Com esses objetivos traçados, é possível definir de maneira detalhada todos os outros passos do evento.

Defina o público-alvo do seu evento

É fundamental definir qual será o seu público-alvo, essa é uma etapa que irá te direcionar para os outros passos, servindo como base para as suas escolhas, isso fará com que otimize cada processo. Além de dar uma direção sobre: 

• As estratégias de divulgação;
• O formato do evento;
• Localização;
• Horário.

Saiba que é o seu público que direciona todo o evento. Afinal, tudo é feito pensando na satisfação de todos que estão presentes, por isso é fundamental que analise o perfil de todos.

Saiba escolher a melhor data

A terceira etapa é muito importante, saiba que a escolha da data não pode ser negligenciada ou tratada com pouco caso, afinal é isso que determina a presença das pessoas no seu evento corporativo.

É importante que não escolha nenhuma data que seja próxima a algum feriado prolongado, como Natal, Ano Novo ou Carnaval. Isso porque, nesses períodos, as pessoas costumam viajar ou ter algum outro evento pessoal.

Saiba escolher o melhor local

Assim como a data, o local em que o evento irá acontecer precisa ser definido com muita atenção. Afinal, o espaço deve suprir as necessidades, seja para acomodar a cenografia para stands ou o número de convidados. Para te ajudar, defina as seguintes questões:

• Quantidade de pessoas;
• Perfil do público-alvo;
• Acessibilidade;
• Estacionamento;
• Rotas para chegar no local;
• Capacidade do espaço;
• Segurança.

Seguindo essas especificações, fica mais fácil definir o local ideal para o seu evento corporativo e com isso, ter mais sucesso. Afinal, ninguém merece chegar em um local que tenha uma estrutura ruim, não é mesmo?

Estabeleça um cronograma para o evento

Manter tudo organizado através de um cronograma é muito importante, assim, terá controle das datas e de cada etapa, pois deixar os processos para a última hora, abre margens para erros. Será preciso definir: 

• Data;
• Horário para início;
• Horário de encerramento;
• Atrações.

Manter um cronograma garante com que tudo flua da melhor forma. Poderá aplicá-lo em uma planilha, anotações, post-it ou qualquer outro recurso que te ajude a organizar as ideias.

Faça um orçamento para o evento

O orçamento é fundamental para manter as coisas organizadas. Caso contrário, você irá gastar mais recursos do que o planejado, causando inúmeros transtornos  para a sua empresa.

Saiba que o orçamento deve ser pensado junto com o planejamento, assim, consegue definir os objetivos e todos os valores que precisam ser gastos, detalhe tudo que irá precisar.

Por exemplo, as empresas de lavador de gases que desejam fazer um evento para premiação da sua equipe, precisa definir quanto do seu recurso estará disponível para a realização dessa comemoração. É preciso que detalhe as seguintes informações:

• Fornecedores;
• Decoração;
• Divulgação;
• Buffet.

É importante que realize pesquisas. Afinal, os preços podem variar de um fornecedor para o outro, procure produtos e serviços que ofereçam um bom custo-benefício, mas sem perder a qualidade, claro.

Não extrapole o orçamento, siga à risca o valor que foi disponibilizado para o evento corporativo, saiba que isso é muito importante e não pode ser negligenciado.

Defina a estratégia de divulgação do evento

Saiba que a divulgação do evento corporativo é o que faz o seu sucesso, caso contrário ninguém irá aparecer e todos os esforços serão em vão, por isso é fundamental que todas as informações estejam claras. Eles podem ser divulgados de diversas formas, como:

• Redes sociais;
• E-mail marketing;
• Press kit;
• Convite por telefone;
• Convite pessoal.

Para definir esses parâmetros, será preciso entender qual o seu público e qual o tipo de evento a empresa pretende fazer.

Avalie os resultados

Por último, mas não menos importante, é preciso avaliar todos os resultados para saber o que deu certo e o que precisa ser melhorado. Para isso, desenvolva mecanismos de avaliações, ou levante os seguintes questionamentos:

• Os objetivos foram alcançados?
• Conseguiu utilizar todo o orçamento?
• O saldo foi positivo?
• Qual a reação do público?
• Quais pontos precisam ser melhorados?

Dessa maneira, será possível ter um parâmetro de todos os resultados de uma forma detalhada para realizar um evento de sucesso. 

Espero que tenha gostado do artigo sobre Gestão de eventos corporativos: tudo o que você precisa saber!
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