12 plataformas de organização para otimizar sua empresa

Abrir o próprio negócio é sempre um investimento arriscado e que exige muita dedicação e empenho do proprietário para regularmente otimizar sua empresa.

Mas, com o advento da tecnologia, gerenciar diferentes aspectos do negócio ficou muito mais fácil.

A mobilidade proporcionada pelos smartphones e tablets tem sido uma das revoluções mais importantes nesta área.

Hoje em dia, é plenamente possível compartilhar documentos, editar planilhas e fazer reuniões à distância com o auxílio do celular.

Essa flexibilidade extraordinária é ideal para pessoas que geralmente estão em viagem de negócios ou que precisam ficar longe da empresa constantemente.

Pensando nisso, criamos uma lista com vários aplicativos que os empreendedores podem usar para otimizar resultados.

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12 aplicativos de organização para empresas

Melhorar a sua organização é uma ferramenta poderosa para melhorar a rotina do ambiente de trabalho, e acredite, até aumentar a produtividade das empresas de manutenção de elevadores

Um local de trabalho desorganizado é terreno fértil para erros e conflitos. Afinal, a organização é determinante para um bom fluxo e a tecnologia pode ser uma importante aliada para isso.

Por isso, reunimos 12 aplicativos criados especificamente para ajudar na organização. Leia mais abaixo e entenda como usá-los.

  1. Evernote

Uma das imagens mais assustadoras de uma mesa desordenada são dezenas ou centenas de papéis com anotações importantes espalhadas.

O aplicativo Evernote torna essa imagem obsoleta. Para isso, ele vai além do bloco de notas digital, interagindo com múltiplas plataformas e dispositivos, como smartphones e desktops.

Os recursos mais interessantes são as formas de organizar mensagens, briefings e informações importantes, possibilitando a integração com hierarquias, tags e, sobretudo, todo o ambiente empresarial, desde escritório de contabilidade São Paulo até multinacionais.

  1. Lastpass

Com uma utilização mais personalizada, a criação desse app surgiu do fato de que, cada vez mais, nossas tarefas diárias dependem de cadastros virtuais com login e senha.

Em meio a essa confusão de senhas e cadastros, o LastPass atua como uma forma segura de centralizar e organizar essas informações.

A plataforma também permite pré-cadastrar dados para compras online, eliminando a necessidade de recadastrar cada vez que você efetuar uma compra de brinquedos para cachorros hiperativos.

  1. Notion

Essa ferramenta tem crescido muito nos últimos tempos, especialmente por causa do home office.

O Notion é um espaço multifuncional que reúne recursos disponíveis em diferentes ferramentas e ajuda a reduzir o número de aplicativos utilizados por pessoas e equipes.

Convenientemente, cada usuário pode personalizar as necessidades de sua organização criando páginas baseadas em dezenas de modelos prontos para uso.

Você pode editar e converter tudo, dependendo do tipo de informação, como:

  • Texto;
  • Listas;
  • Tabelas;
  • Links;
  • Arquivos;
  • Calendários.

A interface do Notion não foi traduzida para o português, mas as ferramentas são bem intuitivas e possuem um visual bem simples e confortável.

Na verdade, quanto mais você usa, mais familiarizado você fica. Com alguma prática, o Notion se torna um aplicativo onipresente. Você pode instalar a versão para dispositivos móveis ou para desktops.

  1. Slack

A comunicação ativa dentro da empresa é essencial para executar os projetos sem ruídos ou erros. As ferramentas de conversação são ótimas para facilitar essa conexão.

Uma delas é o Slack. Ele pode ser usado para comunicação interna entre equipes para enviar mensagens, vídeos, documentos e fazer ligações telefônicas.

Também é possível dividir as conversas em salas. Você pode criar diferentes chats para falar sobre um projeto específico da consultoria de contabilidade ou os canais gerais com todos os membros.

Este programa é muito intuitivo e já é utilizado por grandes empresas como Adobe e Mercado Livre.

  1. Trello 

O Trello é uma ótima ferramenta para quem procura uma maneira fácil de gerenciar seus projetos. 

Ele permite acompanhar o andamento, criar comentários e até adicionar rótulos, além de criar quadros de projetos e tarefas que contemplam toda a equipe envolvida. 

Outra funcionalidade é a possibilidade de marcar o responsável por cada tarefa a ser desenvolvida. E o melhor de tudo: esta ferramenta é gratuita.

  1. Quick Books

O software de contabilidade Quick Books é uma escolha atrativa para aplicativos de negócios. 

Ele te ajuda a gerenciar as finanças da sua empresa e fornece uma visão global da posição financeira em que ela se encontra.  

Você pode usar o Quick Books para rastrear as vendas e despesas de peças para CNC, por exemplo, ver as demonstrações financeiras como um relatório de lucros e perdas, pagar funcionários e fornecedores, acompanhar faturas não pagas e muito mais. 

O Quick Books se conecta a milhares de contas, como contas bancárias, cartões de crédito e PayPal, e envia dados dessas fontes. 

A ferramenta também facilita o pagamento de impostos comerciais, tornando possível rastrear despesas e fazer upload de fotos de seus recibos do seu celular.

  1. Google Keep

O Google Keep é ótimo se você quiser anotar seus compromissos, criar uma lista de tarefas ou anotar pensamentos e objetivos.

Outra vantagem é a capacidade de usar uma variedade de formatos de arquivo. Ou seja, você pode usar texto, voz e imagens no mesmo documento.

O aplicativo é muito intuitivo e você pode usar tags e marcadores para exibir facilmente as informações. Além disso, ele permite que você use cores diferentes para cada nota, se desejar.

Por ser uma ferramenta do Google, você pode sincronizar seu e-mail, calendário e muitos outros recursos.

  1. Asana

Essa ferramenta é útil para comunicação em grupo a partir da nuvem e reduz o acúmulo de e-mails.

O Asana facilita o acompanhamento de pedidos e prazos e auxilia as equipes no gerenciamento de projetos como instalação de drywall belo horizonte.

Assim, é possível controlar tarefas, conversas e notificações, permitindo que os gerentes acompanhem os resultados do projeto e o progresso do início ao fim.

Ele está disponível como uma versão web e como um aplicativo para Android e iOS. 

Como a maioria das ferramentas de gerenciamento, você pode experimentar a ferramenta gratuitamente e se inscrever em um serviço premium.

  1. Toggl

O Toggl ajuda a gerenciar o tempo de atividades e projetos. Com um temporizador que pode ser ativado com o apertar de um botão, o aplicativo adiciona clientes, projetos e tags para filtrar tarefas.

No final de cada projeto, você verá um gráfico que mostra brevemente quanto tempo foi gasto nele. Portanto, quanto mais você usar, mais poderá gerenciar e planejar seu tempo. 

Com o Toggl, é possível acompanhar seus aplicativos online e ainda criar equipes de até cinco pessoas para discutir ideias para a máquina de fazer gelo em cubo industrial preço, por exemplo.

Essa também é uma limitação dos pacotes gratuitos disponíveis para as versões online e móvel do Android e iOS.

  1. Forest

O Forest é uma ferramenta focada na concentração do usuário. O objetivo deste aplicativo é ajudar os usuários a otimizar seu tempo e reduzir o uso desnecessário do telefone.

Este aplicativo funciona como um jogo no qual o usuário define o horário sem acesso ao celular. Quando o tempo começa a se esgotar, as sementes são plantadas e a árvore cresce até o final do tempo previsto.

Toda vez que o usuário desbloqueia o aparelho, a planta é danificada e seu crescimento é prejudicado. No final do tempo, você pode ver o progresso que fez gerando uma pontuação de perfil.

  1. Dropbox

Plataforma de armazenamento em nuvem, o Dropbox permite que os usuários carreguem documentos, fotos, vídeos, músicas e outros tipos de arquivos para o servidor, e os usuários podem acessar os arquivos de qualquer lugar.

Ele também fornece um sistema de compartilhamento de arquivos por meio de links. Qualquer pessoa que conheça o link pode acessar o arquivo sem ter uma conta do Dropbox.

Outro recurso é a capacidade de editar arquivos em conjunto com uma equipe. Isso é muito útil para compartilhar planilhas e apresentações de slides com sua empresa.

A versão gratuita do Dropbox possui 2 GB de armazenamento. Você pode baixá-la em aparelhos Android, iOS e Windows Phone.

  1. Taskmind

Esse gerenciador de tarefas pode ser usado para planejar e organizar seus projetos, sincronizar as listas de tarefas de seus colegas, delegar tarefas e fazer alterações offline.

Tudo é sincronizado automaticamente quando o dispositivo se conecta à internet.

Com este programa, você pode conversar diretamente com qualquer pessoa, evitando mal entendidos e e-mails longos e complexos.

O sistema também avisa quando os membros estão sobrecarregados e sugere mudanças no sistema de gestão financeira para pequenas empresas.

Você também pode anexar um documento a uma tarefa como um e-mail normal. O aplicativo inclui, ainda, um painel com um resumo claro do que foi feito e do que está faltando.

Considerações finais

Veja que não faltam boas opções de apps para a organização empresarial, se adequando a diferentes perfis de empresa. Todos os listados aqui possuem versões gratuitas e bastante úteis. 

Pesquise, faça testes e encontre a plataforma mais conveniente para você e para melhorar o seu negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Especialista em Marketing Digital

Marketing digital são ações de comunicação que as empresas podem utilizar por meio da internet, da telefonia celular e outros meios digitais, para assim divulgar e comercializar seus produtos ou serviços, conquistando novos clientes e melhorando a sua rede de relacionamentos.

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