Sem tempo e sem foco? 5 ferramentas para ajudar na organização

A gestão do tempo ainda é um grande desafio para as pessoas, seja na administração da vida pessoal ou profissional. Por isso, recorrer ao uso de ferramentas que facilitam este processo pode ser uma alternativa para aumentar o desempenho e a satisfação com a sua produtividade.

E para ajudar, aqui vamos listar 5 ferramentas essenciais para a organização do tempo e gestão de tarefas, sendo de fácil utilização e adaptáveis para todas as necessidades.

Confira!

5 ferramentas para organização do tempo

1.   Trello

A primeira e mais conhecida é o Trello, aplicativo que pode ser utilizado tanto na versão web quanto acessado pelo celular.

Famosa pelo uso do Kanban na organização das atividades, com ele é possível criar blocos de tarefas de acordo com projeto, cliente ou áreas e estabelecer atividades e responsáveis para cada uma.

O Trello também permite que os compromissos e entregas sejam organizados em formato de calendário, o que permite o desenvolvimento da gestão à vista e uma melhor percepção do que precisa ser feito.

2.   Google Agenda

Quem nunca agendou dois ou mais compromissos para a mesma data e horário? Essa é uma falha que pode gerar bastante desconforto não só na sua rotina, mas também com as pessoas envolvidas.

Com o Google Agenda, você vai conseguir tanto definir o tempo de início e finalização das atividades, como visualizar por meio de quadros quais os compromissos para o período.

Além disso, ainda é possível compartilhar a agenda com outras pessoas, facilitando a gestão do tempo em equipes de trabalho ou mesmo na vida pessoal.

3.   Evernote

Precisando organizar o tempo e as demandas a qualquer hora e em qualquer lugar? Com o Evernote é possível!

A ferramenta, que pode ser acessada tanto pelo formato web quanto pelo celular, permite que os usuários registrem listas de tarefas de acordo com as suas necessidades. Além disso, o sistema também permite que você tome notas e gerencie informações com alguns comandos simples.

4.   Timesheets da Oitchau

Se o problema é organizar não só o seu tempo, mas também o do seu time, conheça o Timesheets da Oitchau!

Além de poder acompanhar a produtividade da equipe, é possível alinhar o gerenciamento do tempo com os custos financeiros de um projeto.

Assim, com os apontamentos feitos pelo time, você poderá organizar o seu tempo e dos colaboradores de acordo com a complexidade das demandas e necessidades de cada projeto, gerando relatórios de produtividade e custos.

5.   Focus To Do

Você já deve ter pesquisado sobre a Técnica Pomodoro. Ela divide o fluxo de trabalho em blocos de tempo com 25 minutos cada um. Assim, após a conclusão de um bloco, é preciso realizar pausas de 5 ou 15 minutos para descanso.

Na teoria, ela pode parecer bastante simples. Mas na prática, é difícil mensurar esses blocos de tempo sem contar com celulares ou outras ferramentas que acabem tirando o foco do processo.

Com o aplicativo Focus To Do, você vai poder criar blocos de tempo personalizados e focar em suas atividades sem distrações. Isso porque, ao final de cada bloco, o aplicativo irá emitir um alerta como sinalização.

Além disso, ele ainda oferece a possibilidade de estudar a produtividade com um histórico de distribuição do tempo.

[EXTRA] Estratégias para potencializar a organização do tempo

De nada adianta investir em várias ferramentas de organização e gestão do tempo, se alguns hábitos ainda podem atrapalhar o aumento da sua produtividade.

Por isso, além das dicas de ferramentas, aqui vamos compartilhar algumas estratégias que devem estar alinhadas ao seu método de organização.

Divida as atividades durante a semana

Você já inicia a semana sem saber por onde começar? Nestes casos, o melhor é escrever tudo o que deve ser feito antes de partir para a execução.

Ao elencar todas as atividades e compromissos que devem ser cumpridos, é possível visualizar as atividades de forma mais clara. Assim, você poderá distribuí-las ao longo da semana de acordo com sua prioridade e disponibilidade.

O ideal é que essa lista seja feita no início da semana, seja no domingo ou segunda pela manhã. Isso vai evitar que a necessidade de executar se sobreponha ao seu planejamento, além de facilitar para que você possa pensar com mais clareza sobre tudo o que deve ser feito.

Aqui o método tradicional da escrever cada ponto será de grande ajuda para pensar com clareza.

Identifique elementos que tiram o foco

Seja a música no Spotify, as abas de itens de compras, os aplicativos de comunicação ou mesmo as notificações no celular, você precisa identificar quais os principais elementos que geram a perda no foco e diminuir o seu impacto.

Para isso, o uso das ferramentas citadas acima vai ajudar bastante, pois será possível identificar onde e como você consumiu o seu tempo durante um período e identificar quais elementos fizeram com que a sua produtividade tenha sido reduzida.

Em alguns casos, o principal problema pode ser o próprio ambiente de trabalho, que apresenta muitas conversas ou grandes movimentações.

Neste caso, o melhor é conversar com os colegas e informar sobre a sua necessidade de manter o foco nas tarefas. Além disso, o próprio uso de fones de ouvido pode impedir que outros colaboradores se sintam inclinados para iniciar conversas paralelas.

Estabeleça pequenas vitórias

Por mais que você deseje, a falta de foco irá surgir em algum momento. Por isso, a melhor forma de lidar com esse problema é calculando onde e como ele pode chegar para ser tratado.

O nosso cérebro é capaz de manter o foco nas atividades durante cerca de 60 ou 90 minutos. Assim, é preciso criar ciclos de tempo para que você possa realizar as suas atividades, como também descansar.

O ideal é que sejam estabelecidos períodos de 15 ou 20 minutos de intervalo para que você possa descansar e retornar às atividades com mais energia e concentração.

Assim, a criação de “pequenas vitórias” pode ajudar bastante. Por exemplo, você pode estabelecer metas de que, após finalizar um ciclo de trabalho, possa sair para tomar um café, fazer um lanche ou pesquisar sobre outros temas.

O importante é fazer atividades que não exigem altos níveis de concentração e possam relaxar a sua mente.

Delegue

Por fim, uma das estratégias mais difíceis de ser aplicada. Delegar envolve a percepção de que você não poderá assumir todas as responsabilidades, como também precisa confiar em outras pessoas para cumprir tarefas.

Mas como saber quais atividades podem ser delegadas?

Uma forma de identificar essa resposta é utilizando a Matriz de Eisenhower. Com ela, você poderá classificar a prioridade das atividades de acordo com os níveis de importância e urgência.

• Se é muito importante e pouco urgente, agende;
• Muito importante e muito urgente, faça agora;
• Pouco importante e pouco urgente, elimine;
• Muito urgente e pouco importante, delegue.

Esse sistema vale tanto para as responsabilidades profissionais quanto domésticas. Assim, você sentirá uma menor sobrecarga com as demandas e uma maior tranquilidade em saber que tudo poderá ser cumprido.

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